Projenin Tanımı:

Proje kapsamında Üniversite birimlerinde düzenlenen bütün etkinliklere ait süreçlerin Kurumsal İletişim Direktörlüğüne bağlı olan Etkinlik ve Organizasyon Birimi tarafından gerçekleştirilmesi planlanmaktadır. Kurumsal İletişim Direktörlüğü paydaşlığında geliştirilen bu sistemde düzenlenecek etkinliklerin dijital ortamda ön başvurularının alınması, salon tahsisi, süreçlerinin yönetilmesi, etkinlik süresince hizmet sunulması ve etkinlik sonrası etkinliğe ait raporların oluşturulması üniversite belge yönetim sistemi ile entegre çalışan Etkinlik Takip Sistemi ile gerçekleştirilecektir. Etkinlik ve Organizasyon Yönetim Birimi ve bireysel olmak üzere iki kullanıcı rolü bulunacak sistemde, aşağıdaki menüler kullanılarak etkinlikler ile ilgili ön başvuru yapma, takvim ve salona göre etkinlik programı görüntüleme, etkinlik sonrası rapor, fotoğraf ve video yükleme, kare kod yoklama gerçekleştirme işlemleri gerçekleştirilebilecektir. Projenin yazılım geliştirme, entegrasyon ve test aşamalarının 31 mayısa kadar tamamlanması planlanmaktadır.

ETKİNLİK TAKİP SİSTEMİ ANA MENÜLER:

Ön Başvuru (Bireysel)

Salon Bilgileri (Bireysel)

Etkinlik Sonrası Bilgi Girişi ve Etkinlik Raporu Alma (Bireysel)

Raporlama (Etkinlik ve Organizasyon Yönetimi)

Etkinlik İşlemleri (Etkinlik ve Organizasyon Yönetimi)

Ön Başvuru : 

UBYS’den E-imza ile bireysel olarak başlatılacak ön başvuru, seçilen birim yönetimine ve sonrasında Etkinlik ve Organizasyon Birimine iletilecektir.

Salon Bilgileri:

Bu menüde, seçilen salon ve takvim için etkinlikler listelenecek ve raporlama seçeneği bulunacaktır.

Etkinlik Sonrası Bilgi Girişi ve Etkinlik Raporu Alma:

Bu menüde kullanıcı tarafından başlatılmış etkinlikler listelenecek ve seçilecek etkinliğe ait etkinlik sonrası raporu metin olarak veya PDF, WORD formatında, etkinliğe ait minimum 10 adet fotoğrafı sisteme yükleyebilecektir. Kare kod al ve link al butonları ile ise etkinliğe katılanların bilgilerinin girilebileceği bağlantılar elde edilebilecektir.

Raporlama (Etkinlik ve Organizasyon Yönetimi):

Bu menüde üniversitede düzenlenmiş bütün etkinliklerin kayıt sayısı veya tarih aralığına göre listelenebilmekte ve raporlanabilmektedir.

Etkinlik İşlemleri (Etkinlik ve Organizasyon Yönetimi):

Bu menüde başvurusu tamamlanmış etkinliğe ait detaylı bilgiler Etkinlik ve Organizasyon Birimi tarafından girilebilmektedir. Bu menüde eklenen bilgiler, veri tabanında etkinliğe ait bilgilerin devamı olarak kaydedilmektedir. Talep raporu al butonu ile Etkinlik İşlemleri sekmesinde girilen bilgilerin bulunduğu ve başvuru sorumlusu ile birimde görevli personelin adı soyadı imzasının bulunduğu bir belge verilmektedir.